Ein internationales Unternehmen mit mehreren, nicht integrierten Finanzsystemen zu führen, macht es nahezu unmöglich, eine konsolidierte Sicht auf das gesamte Geschäft zu erhalten und KPIs über Ländergrenzen und Unternehmenseinheiten hinweg in Echtzeit zu verfolgen. Ohne einen Echtzeitüberblick über die Finanzlage treffen Unternehmen Entscheidungen oft auf Basis von Vermutungen und Intuition, während sie auf die nächsten Monatsabschlüsse warten. Echtzeiteinblicke ermöglichen es Unternehmen jedoch, nicht nur Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, sondern auch Chancen mit Vertrauen in ihre finanzielle Lage zu nutzen. Hier erfahren CFOs und Finanzteams, wie sie ein Cloud-ERP-System einsetzen können, um länderübergreifend effizienter zusammenzuarbeiten - und damit die Grundlage für eine nachhaltige internationale Expansion schaffen.

Konsolidierung managen

Ohne ERP: Eine konsolidierte operative und finanzielle Sicht zu erstellen, ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung, wenn es unterschiedliche Finanzsysteme für die Steuerung von Geschäftsbereichen und Tochtergesellschaften in mehreren Ländern nutzt. Mehrere Währungen bedeuten, dass das Mutterunternehmen Informationen oft manuell importieren und umrechnen muss – ein fehleranfälliger und zeitaufwendiger Prozess, der keine tiefergehende Analyse ermöglicht. Zudem werden konzerninterne Transaktionen möglicherweise nicht korrekt in den jeweiligen Systemen verbucht und anschließend aus der konsolidierten Berichterstattung des Konzerns entfernt. 

Mit ERP: Wenn sowohl die Finanzdaten des Mutterunternehmens als auch der Tochtergesellschaften in einem einzigen cloudbasierten System verwaltet werden, wird die Konsolidierung für Finanzabteilungen erheblich einfacher. Ein solches System macht die finanziellen und operativen Daten des gesamten Konzerns jederzeit und in Echtzeit sichtbar. NetSuite OneWorld ist beispielsweise ein ERP-System, mit dem Unternehmen in der Lage sind, inländische und internationale Tochtergesellschaften, Geschäftseinheiten und juristische Einheiten über eine einzige Lösung zu verwalten. Unternehmen, die dieses System einsetzen, berichten, dass sie ihren Monatsabschluss um 20 % bis 50 % schneller durchführen können als mit getrennten oder veralteten Systemen. Eine Konsolidierung auf Transaktionsebene ermöglicht eine detaillierte Analyse, die zu fundierteren Entscheidungen führt. Und wenn konzerninterne Transaktionen gleichzeitig in die Bücher beider Unternehmen gebucht werden, stimmen diese stets überein – und können automatisch erkannt werden, was die Gruppenberichterstattung erheblich erleichtert.

Lokalisierung erfolgreich umsetzen

Ohne ERP: Lokalisierung ist ein weiterer großer Stolperstein für Finanzteams internationaler Unternehmen. Sie müssen problemlos unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards und rechtlichen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig „kulturelle“ Unterschiede wie lokale Gepflogenheiten bei Rechnungsstellung oder Abstimmungen berücksichtigen. Dies kann einen erheblichen manuellen Aufwand erfordern und erschwert Analysen sowie Prüfungen. Wenn sich der Hauptsitz und die Tochtergesellschaften eines Unternehmens in verschiedenen Ländern befinden, unterscheiden sich oft die Berichtsstandards und Kontenrahmen. Ohne ein geeignetes ERP-System müssen Finanzteams die Ergebnisse der Unternehmensgruppe in Tabellen exportieren und Berichte manuell außerhalb des Systems erstellen. Lokale Beträge müssen errechnet werden – und allein das Finden der benötigten Daten dafür kann bereits eine Herausforderung sein. Nach Abschluss der Berechnungen müssen die Gruppen- und Lokalberichte zusammengeführt werden. Anfangs ist das mit Tabellenkalkulationen noch machbar, aber mit zunehmenden Abweichungen über die Jahre hinweg wird jede Prüfungsanfrage zu einer komplexen Daten-Nachverfolgungsaufgabe. 

Mit ERP: Diese Herausforderungen im Zusammenhang mit lokalen gesetzlichen Abschlüssen lassen sich mit einem cloudbasierten Finanzsystem wesentlich einfacher bewältigen, da es einen reibungslosen Datenzugriff und Automatisierung ermöglicht. Ein zentrales Datenrepository macht manuelle Exporte und Analysen überflüssig – Teams können Berichte flexibel so konfigurieren, dass sie Informationen im Gruppen- oder lokalen Format anzeigen. Daten sind leicht auffindbar, durchsuchbar und bei Bedarf exportierbar. Abweichungen in den Ergebnissen lassen sich direkt im System verbuchen und über lokale Dashboards oder Berichte verwalten. Eine Drilldown-Analyse ist sowohl auf Gruppen- als auch auf lokaler Ebene während einer Prüfung mühelos möglich. Alle international tätigen Unternehmen müssen sich mit „kulturellen“ oder „letzten Meile“-Aspekten der Lokalisierung sowie mit lokalen gesetzlichen Unterschieden auseinandersetzen. In einigen europäischen Ländern ist etwa die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) nicht gängige Praxis. Mit einem Cloud-ERP-System können Teams all diese Unterschiede innerhalb eines einzigen Systems effizient steuern. 

Ein cloudbasiertes Finanzsystem, das darauf ausgelegt ist, mehrere internationale Einheiten zu unterstützen, kann eine Echtzeitansicht der Finanzen über alle Einheiten hinweg bieten, egal wie verstreut sie sind. Dies ermöglicht es den Teams, sich an Änderungen externer Faktoren wie Steuervorschriften oder wirtschaftliche Bedingungen anzupassen. Nehmen wir das Beispiel der Inflation. Mit einem einzigen System und einer Live-Ansicht der Leistung über alle Abteilungen hinweg können Finanzteams die Auswirkungen von Kostenänderungen jederzeit analysieren, erforderliche Genehmigungen einholen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Fügen Sie Planungs- und Budgetierungsfunktionen hinzu, und es wird möglich, „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu erstellen, die dem Unternehmen helfen, den optimalen Kurs zu wählen.  

Der Treppenansatz - ERP Transformation in fünf Phasen

Im traditionellen Technologieparadigma kaufen Unternehmen ein lokales Buchhaltungs- oder ERP-System und bauen es im Laufe der Zeit aus. Typischerweise sind sie auf einen bestimmten Satz von Fähigkeiten beschränkt, bis sie sich für ein Upgrade entscheiden. Solche Systeme stehen oft allein und fehlen die Integration über geografische und geschäftliche Funktionen hinweg.

Cloudbasierte Finanzsysteme hingegen bieten einen viel einfacheren und fortschrittlicheren „Treppenansatz“, der inkrementellen Wert erzeugt, während sich ihre Nutzung durch eine Organisation ausbreitet. In einer Treppenprogression nutzt das Finanzteam zunächst sein Cloud-ERP-System, um Einblicke und Effizienz zu gewinnen und Prozesse zu automatisieren, wie bereits besprochen. Als nächstes werden rechtliche und Compliance-Fragen dank Automatisierung und der Verfügbarkeit genauer Daten effizienter. Dann beginnen andere Abteilungen, Dashboards aus dem Finanzsystem zu nutzen, um ihre tägliche Arbeit effizienter zu gestalten. 

Schließlich, wenn das gesamte Unternehmen wichtige Kennzahlen und KPIs detaillierter und in Echtzeit verfolgt, hat das Unternehmen einen strategischen Vorteil, da es fundiertere Entscheidungen trifft. Dies ist eine tiefgreifende Veränderung in der Funktionsweise von Systemen, von der gleichen Größenordnung wie der Übergang von Papieraufzeichnungen zu Mainframe-Computing vor Jahrzehnten. Der Wechsel von verschiedenen, lokalen Systemen zu „echtem Cloud“-ERP – bei dem alle Funktionen weltweit verfügbar sind, aber bei Bedarf lokalisiert werden können – gibt Unternehmen die Kraft, die Expansion zu fördern, anstatt unter der aktuellen Expansion zusammenzubrechen.