DAS ENGAGEMENT
Zuverlässig, verbindend und qualitätsorientiert
Der Kunde beauftragte Deloitte mit der Implementierung einer cloudbasierten Workiva‑Lösung zur Optimierung der Finanz‑ und ESG‑Berichterstattung.
Hintergrund war der Bedarf, manuelle, nicht integrierte Prozesse abzulösen und die steigenden regulatorischen Anforderungen (ESEF, CSRD/ESRS) effizient zu erfüllen.
Deloitte implementierte eine integrierte Reporting‑Plattform inklusive automatisierter Datenanbindung an HFM, WeSustain und Excel, XBRL‑Tagging, Dokumenteneinrichtung und Schulungen. Durch den Co‑Build‑Ansatz wurde der Kunde befähigt, die Lösung eigenständig weiterzuentwickeln. Das Projekt führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung, verbesserten Datenkonsistenz und einer zukunftssicheren Reporting‑Architektur.
DIE HERAUSFORDERUNG
Komplexe Herausforderungen, manuelle Prozesse und neue Compliance-Vorgaben
Ausgangssituation des Reporting Workflows:
- Stark dezentralisierte und weitgehend manuelle Reporting Landschaft
- Erstellung von Berichten in Word mit anschließender Aufbereitung des Layouts und der Grafiken in Adobe InDesign / Designsoftware
- Manueller Daten Import aus Oracle HFM / Konsolidierungstool
- Separates Nachhaltigkeitsmanagement ohne integrierten Workflow
- Unzuverlässiger Audit Trail
- Sequenzieller Ablauf der Reportingschritte ohne Möglichkeit der Parallelisierung
Aufgrund fehlender Integration der einzelnen Arbeitsschritte war der Reporting Prozess stark fragmentiert und sequenziell entlang des kritischen Pfades. Dadurch bedarf es umfangreicher manueller Abstimmung und führte zu viel Leerlauf aufgrund Wartezeiten, was den Prozess zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar machte. Diese Problemstellungen sowie verschärfte regulatorische Anforderungen im Bereich CSRD/ESRS führten zur Notwendigkeit eine kollaborative Plattform mit integrierter Datenanbindung einzuführen.
DIE LÖSUNG
Integration, Automatisierung und Parallelisierung
Die Einführung der Cloud-Plattform Workiva brachte dem Kunden mehrere Vorteile in Ihrer Berichtserstattung und ermöglichte einen stärker kollaborativen und effizienteren Prozess.
Durch die Zusammenführung der einzelnen Datenquellen über die integrierte Datenbank, Wdata, innerhalb Workiva konnte die Datenanbindung beschleunigt und vereinheitlicht werden. Die Datenbank kann in Workiva direkt mit Spreadsheets verbunden werden und nach Aufbereitung der Daten werden benötigte Tabellen über Verlinkung Funktionalitäten in die Berichte geladen. Dies ermöglicht einen einheitlichen Datenstand („Single Source of Truth“). Darüber hinaus bringt Workiva Revisionssicherheit und die Möglichkeit eines Audit Trails durch Historisierung jeglicher Änderungen in Spreadsheets oder Berichten und integrierte Funktionen wie Blacklines mit sich. Die Plattform erfüllt ESRS/CSRD Anforderungen und ermöglicht ESEF Tagging und XBRL Export nach verschiedenen Vorschriften.
Die Plattform agiert in der Cloud und kann somit parallel und gleichzeitig von verschieden Mitarbeitern genutzt werden, wodurch kollaboratives und abteilungsübergreifendes Arbeiten ermöglicht wird. Neben den Vorteilen und Verbesserungen durch die Plattform bestärkte Deloitte den Kunden durch Ihre Projektvorgehensweise, welche stark auf den Ansätzen „Train the Trainer“ und „Co-Build“ basierte.
Einerseits konnte Deloitte mit dessen mehrjähriger Erfahrung und Zusammenarbeit mit Workiva die Prozesse des Kunden kritisch hinterfragen und für Workiva optimierte Vorgehensweisen in der Berichtserstattung mit dem Kunden erarbeiten. Dazu konnten dem Kunden „Best-Practice“ Vorlagen und Schulungsmaterial zur Verfügung gestellt werden, um den Einstieg in die Plattform zu erleichtern. Hinüber übernahm Deloitte die Datenanbindung an das vom Kunden genutzte Konsolidierungstool, das Nachhaltigkeitstool und sonstige Datenquellen. Hier konnte Deloitte aus seiner Erfahrung im Bereich Integrierung und Data Management schöpfen und den Prozess der Anbindung für den Kunden stark automatisieren und vereinfachen. Im Rahmen des Implementierungsprojektes wurden auch mehrfach Workshops zu den verschieden Themen in Workiva veranstaltet, um das Team des Kunden zu schulen und befähigen in Zukunft das Tool selbständig weiterentwickeln zu können. Auch nach Abschluss des Projektes unterstützt Deloitte den Kunden bei weiteren Fragestellungen, um dem Kunde auch langfristig eine effizientere und kollaborative Berichtserstellung zu ermöglichen.
Implementierung einer integrierten Workiva‑Reportinglösung zur Optimierung der Finanz‑ und ESG‑Berichterstattung.